在日常工作中，企业或个人常常需要通过书面形式向相关单位或个人传达信息、说明情况或提出建议。这种情况下，告知函就成为了一种常见且正式的沟通方式。本文将详细介绍告知函的基本格式和写作要点，帮助读者掌握如何撰写一份规范、清晰、有效的告知函。

一、告知函的定义与用途

告知函是一种用于向特定对象传达信息、通知事项或说明情况的正式文书。它通常用于以下几种场景：

- 向合作方通报项目进展或变更；

- 向客户或供应商说明产品调整、服务变动等；

- 向上级汇报工作情况或提出建议；

- 向相关部门说明情况并请求配合。

二、告知函的基本格式

一份标准的告知函一般包括以下几个部分：

1. 标题

标题应简洁明了，如“关于XXX的通知”或“告知函”。

2. 收件人信息

包括对方单位名称或个人姓名、地址等，以确保信息准确送达。

3. 发件人信息

包括发函单位名称、地址、联系方式等，便于对方联系。

4. 正文内容

正文是告知函的核心部分，应包含以下

- 告知事项的背景或原因；

- 具体内容或要求；

- 对方应采取的行动或配合事项；

- 联系方式或后续安排。

5. 结尾语

一般使用“特此告知”、“敬请查收”等礼貌性用语。

6. 落款与日期

包括发函单位盖章（如有）、负责人签字及日期。

三、告知函的写作技巧

1. 语言简洁明了

避免使用复杂句式和专业术语，确保对方能够快速理解内容。

2. 逻辑清晰，条理分明

内容应分段落书写，每段集中表达一个重点，避免信息混杂。

3. 语气得体，态度诚恳

即使是通知或提醒，也应保持尊重和礼貌，避免生硬或指责性的语言。

4. 注意格式规范

使用统一的字体、字号和排版，体现正式性和专业性。

四、告知函范文示例

告知函

致：XX公司

尊敬的贵公司：

您好！

根据我司与贵公司签订的合作协议，现就近期项目进度调整事宜进行告知如下：

由于原定于本月底完成的设备安装工作因厂家供货延迟，导致整体工期有所推迟。为保障项目质量，我司已与相关供应商协商，预计新的交货时间为下月初。因此，原计划中的调试阶段也将相应延后。

为此，我司建议双方重新商议后续工作安排，并希望贵公司予以理解与配合。如有任何疑问，欢迎随时与我司项目负责人李经理联系，电话：138XXXXXXX。

特此告知，感谢支持！

此致

敬礼！

发函单位：XX有限公司

联系人：张XX

联系电话：010-XXXXXXX

日期：2025年4月5日

五、结语

告知函虽为一种较为简单的文书，但在实际工作中却具有重要的沟通作用。掌握其基本格式和写作方法，不仅有助于提高工作效率，也能展现良好的职业素养。希望本文能为读者提供实用的帮助，助力您在工作中更加从容应对各类告知事务。