【文书档案管理细则】在现代组织管理体系中，文书档案的规范化管理不仅是信息存储与利用的基础，更是保障工作连续性、提升行政效率的重要手段。为了进一步规范文书档案的收集、整理、保管与利用流程，确保各类文件资料的安全性和可追溯性，特制定本《文书档案管理细则》。

一、适用范围

本细则适用于本单位所有部门在日常工作中形成的各类文书材料，包括但不限于公文、会议记录、工作总结、计划安排、审批文件、合同协议等。凡涉及单位内部管理、对外沟通及业务操作的相关文件，均应纳入本细则的管理范畴。

二、档案管理原则

1. 统一管理：所有文书档案由档案管理部门集中管理，确保档案的完整性与系统性。

2. 分类归档：根据文件性质、用途和时间顺序进行科学分类，便于检索与使用。

3. 安全保密：对涉及国家秘密、商业机密或个人隐私的档案，应严格遵守相关法律法规，确保信息安全。

4. 定期清理：对已失效或无保存价值的档案，应按规定程序进行销毁，防止信息积压与泄露。

三、档案的形成与归档

1. 各部门应在文件处理完成后及时整理，按照归档要求进行初步分类。

2. 归档文件应具备完整、清晰的标题、日期、责任人等基本信息。

3. 每月月底前，各部门需将本月产生的有效文书材料提交至档案管理部门，并填写《归档登记表》。

4. 对于重要或紧急文件，应实行“即办即归”制度，确保档案及时入库。

四、档案的保管与维护

1. 档案室应保持整洁、通风良好，配备必要的防火、防潮、防虫设施。

2. 档案管理人员应定期检查档案状态，发现破损、霉变等情况应及时处理。

3. 重要档案应设立专门保管柜，实行双人管理制度，确保安全可控。

4. 档案借阅须履行审批手续，严禁私自复制、外传或擅自更改内容。

五、档案的利用与查询

1. 档案管理人员应建立完善的查阅登记制度，详细记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。

2. 涉及敏感信息的档案，查阅前须经相关负责人批准。

3. 对于外部单位或个人的档案查询请求，应严格审核其合法性和必要性，确保不泄露内部信息。

4. 档案管理人员应定期更新档案目录，提高查找效率。

六、档案的销毁与移交

1. 档案销毁前，应由档案管理部门提出申请，经主管领导审批后方可执行。

2. 销毁过程应有专人监督，确保档案内容不被泄露。

3. 档案移交时，应办理正式交接手续，明确移交内容、数量及责任归属。

4. 移交后的档案仍应按相关规定进行管理和保存。

七、附则

本细则自发布之日起施行，由档案管理部门负责解释和修订。各相关部门应认真学习并严格执行，共同推动文书档案管理工作的规范化、制度化与现代化。

通过本细则的实施，不仅能够提升档案管理的科学性与规范性，还能为组织的长远发展提供有力的信息支撑。档案管理工作虽看似琐碎，但其作用不可小觑，唯有重视细节、严守制度，方能实现档案管理的高效与安全。