【人事档案管理制度】在现代企业管理中，人事档案作为企业人力资源管理的重要组成部分，承载着员工的基本信息、工作经历、考核记录、奖惩情况等关键资料。为了规范人事档案的管理流程，确保信息的安全性、完整性与可追溯性，企业应建立一套科学、合理的人事档案管理制度。

本制度旨在明确人事档案的收集、整理、保管、使用及销毁等各个环节的操作规范，确保档案管理工作有章可循、有据可依，同时为员工权益保障和企业决策提供可靠依据。

一、适用范围

本制度适用于公司所有在职员工、离职员工以及临时聘用人员的人事档案管理。无论员工处于何种岗位或阶段，其人事档案均应纳入统一管理范畴。

二、档案内容

人事档案主要包括以下

1. 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）；

2. 学历证明、资格证书、培训记录等教育背景材料；

3. 劳动合同、岗位调整记录、薪资变动情况；

4. 考核结果、绩效评价、奖惩记录；

5. 离职手续、离职证明及相关文件；

6. 其他与员工职业发展相关的资料。

三、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的日常管理，包括档案的归档、更新、借阅和销毁；

2. 各部门负责人需配合人力资源部门，及时提供员工相关资料；

3. 档案管理人员应具备良好的职业道德，严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案信息。

四、档案的收集与整理

1. 新员工入职时，须提交完整的个人信息资料，并由人力资源部门进行审核归档；

2. 员工在任职期间发生岗位变动、晋升、降职等情况，应及时更新档案内容；

3. 所有档案材料应按类别、时间顺序进行分类整理，确保条理清晰、易于查阅。

五、档案的保管与安全

1. 人事档案应存放在专用档案柜或电子系统中，确保物理与数据安全；

2. 非授权人员不得随意查阅或调取档案；

3. 档案管理人员应定期检查档案保存状况，防止损坏或遗失。

六、档案的使用与借阅

1. 员工本人可申请查阅本人档案，需填写申请表并经审批后方可办理；

2. 因工作需要借阅他人档案，须经相关部门负责人批准，并做好登记记录；

3. 借阅档案应按时归还，严禁私自复制或外传。

七、档案的销毁

1. 对于已离职员工且无后续管理需求的档案，应在一定期限后按规定程序进行销毁；

2. 销毁前需进行审批，确保符合法律法规要求；

3. 销毁过程应由专人监督，确保信息不被泄露。

八、附则

本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护企业人事档案管理的规范化与制度化。

通过建立健全的人事档案管理制度，不仅能提升企业内部管理效率，也有助于构建公平、公正、透明的企业文化环境，为企业可持续发展奠定坚实基础。